L’étonnante vertu du rapport d’étonnement

Outil stratégique pour se différencier et améliorer l’expérience collaborateur dans un marché tendu, le rapport d’étonnement est rédigé par les nouveaux arrivants dans les trois premiers mois suivant leur intégration dans l’entreprise. Si ce document contribue à l’amélioration des performances opérationnelles et économiques de l’entreprise, c’est uniquement dans un climat de confiance qu’il réalisera son plein potentiel.

Généralement présenté en quelques pages, le rapport d’étonnement a pour vocation de demander au nouvel employé de fournir une vision constructive de l’entreprise. Il s’agit ainsi d’un moyen efficace de bénéficier d’une perspective neuve et spontanée sur les potentiels dysfonctionnements à différents niveaux de l’organisation et réfléchir à la l’amélioration des éléments.

Le rapport d’étonnement : prolongement de la culture d’entreprise

Le rapport d’étonnement doit faire partie de la politique globale de l’entreprise qui cherche à s’améliorer constamment. Cette progression passe, il va sans dire, par sa propre culture. Ici, il est donc question d’accueillir du feedback constructif, positif ou pas, favorablement. Mettre en place un tel outil induit de repenser la culture vis à vis de ses employés et des nouveaux. Dans certains cas, les premiers jours, parfois semaines, d’un nouvel arrivant s’apparentent à un lavage de cerveau pour acquérir les codes de l’entreprise. Or, ne faudrait-il pas imaginer l’inverse : intégrer le regard, l’expérience et les critiques des nouveaux collaborateurs
pour nourrir sa culture plutôt que de l’imposer. A cet égard, le rapport d’étonnement tient un rôle crucial.

Le rapport d’étonnement : “win-win situation”

Le rapport d’étonnement remplit un certain nombre d’objectifs à la fois pour l’employeur, mais également pour le salarié. Pour l’entreprise, le rapport d’étonnement est un moyen pour s’interroger sur ses propres enjeux, souvent oubliés par les tâches du quotidien. En plus de détecter les points faibles de la structure, ce document propose de mettre en exergue les axes d’amélioration au sein de l’entreprise, d’un département ou d’une équipe et de faire émerger des idées novatrices.

Pour le nouveau collaborateur, ce rapport est tout aussi bénéfique tant il le valorise et accélère l’intégration. En effet, la réalisation de cette mission pousse à s’interroger et à comprendre le fonctionnement de l’entreprise tout en participant à l’investissement du collaborateur dans la structure. Cet exercice est plus que tout un moyen de rendre le salarié acteur de son intégration.

Au fond, l’exercice du rapport d’étonnement favorise, d’une certaine façon, une situation d’équilibre : l’entreprise forme le nouvel arrivant à ses processus et outils internes et, de son côté, le nouveau collaborateur partage sa perspective.

Entre cadre RH et libre expression

Loin d’être un exercice répandu, il convient de s’interroger sur l’initiation et la forme du rapport d’étonnement.
Tout d’abord, il est impératif, si la pratique est inédite, de fédérer l’ensemble des parties prenantes qui entreront en interaction avec ce rapport et son rédacteur : managers directs, RH et CEO doivent être associés à ce projet et l’approuver. Après adoption, les sujets, élaborés de concert avec le département RH, auront trait aux différentes facettes de l’entreprise. Il peut s’agir, selon les
postes et le niveau d’expérience de(s):

• compétences de son équipe ;
• l’organisation ; de la stratégie ;
• la communication ;
• l’ambiance ;
• l’expérience candidat ;
• l’expérience collaborateur ; ou
• la relation-client.

Sur le fond, ce document, structuré entre questions élaborées par les RH et texte libre, doit présenter les points positifs pour savoir ce qui plaît, les points qui étonnent ainsi que les pistes d’amélioration. Sur la forme, les éléments devront évidemment être présentés avec objectivité pour nourrir la confiance.

Idéalement, nous transmettrons le rapport d’étonnement dès l’arrivée de la personne. Il conduira à une discussion avec son manager et ses RH. Evidemment, le CEO recevra les informations, dans les trois premiers mois. Les processus différent selon la taille de l’entreprise.
Enfin, les éléments soulevés dans le rapport doivent être analysés et mener des actions correctives si nécessaire au risque d’entamer la motivation de vos nouveaux salariés et d’entacher vos valeurs.

Alors, soyons à la hauteur de nos recrutements et encourageons le partage des expériences et les avis divergents pour remettre en question nos habitudes sans pour autant se sentir menacés.

Recrutons ensemble