Dépasser les silos pour une entreprise agile

Les innovations et les opportunités commerciales nécessitent la collaboration entre les fonctions, les compétences et les équipes. Toutefois, pour atteindre cet objectif, les entreprises doivent surmonter un obstacle de taille : briser les silos et encourager une coopération transversale. Cette tâche représente un défi majeur pour de nombreux leaders, alors que les employés ont naturellement tendance à privilégier les relations verticales. Face à cette réalité, la restructuration organisationnelle apparaît comme une solution coûteuse, complexe et chronophage. Quelles alternatives s’offrent donc aux entreprises pour surmonter ces obstacles et favoriser une collaboration efficace ?

Réfléchissez à votre organisation. Est-ce qu’elle ressemble à une série de forteresses isolées, avec peu de ponts entre elles ? Les informations stratégiques sont-elles coincées dans des compartiments hermétiques, rendant l’accès difficile, voire impossible ? Est-ce que les membres de chaque département semblent vivre dans leur propre monde, avec peu de compréhension ou de collaboration avec les autres équipes ? Si ces questions résonnent avec votre expérience professionnelle, cet article est fait pour vous. 

Le silo, cet ennemi intérieur

Travailler en silos, c’est comme ériger des murs entre les départements, et ces barrières ont un impact dévastateur sur la dynamique de l’entreprise. Non seulement elles entravent la communication et sapent la productivité, mais elles nourrissent également un climat de méfiance et de ressentiment parmi les équipes. Imaginez ceci : chaque action entreprise par un département peut potentiellement causer des problèmes à un autre, que ce soit immédiatement ou à plus long terme. C’est le syndrome du « nous avons toujours fait comme ça », une mentalité qui étouffe l’innovation et compromet la croissance.

Plusieurs types de silos existent. Les silos organisationnels représentent une division en départements, sous-départements, voire en entités quasi-indépendantes. Ils cloisonnent et définissent les différentes catégories de travailleurs et de compétences comme des entités autonomes, focalisées sur des objectifs spécifiques. Mais ce cloisonnement devient problématique lorsqu’il entrave l’interaction et le partage d’informations entre ces entités distinctes. Souvent issus de cette division du travail, les silos d’information surviennent lorsque la communication entre les différentes fonctions se détériore. Les informations, au lieu d’être partagées efficacement, restent confinées à l’intérieur des départements, portant ainsi préjudice à l’ensemble de l’organisation. Pourtant, plus dangereuse encore, la mentalité silo est un schéma de pensée profondément enraciné qui dicte les décisions quotidiennes au sein des équipes. Issus de préjugés vis-à-vis d’autres équipes ou départements et de la rétention d’informations, ces modes conduisent à une vision étroite et isolée, menaçant le succès même des entreprises. Une fois englué dans l’un de ces silos, il est difficile d’en sortir, même si l’on en prend conscience.

Comment se forment les silos et qui les alimente ?

Les silos ne sont généralement pas intentionnels. Ils sont plutôt le produit d’une série de problèmes organisationnels. La communication en est souvent le point de départ. Lorsque les flux d’informations se rompent, cela affecte directement les conditions de travail de chaque individu au sein de l’entreprise. Et une fois que ces barrières sont dressées, les abattre devient une tâche ardue.

Un autre foyer de formation de silos réside dans les conflits au sein de l’équipe dirigeante. Lorsque les leaders sont en désaccord, persistent dans des voies non soutenues, ou échouent à justifier leurs choix, ces conflits, qu’ils soient personnels ou professionnels, se répercutent sur l’ensemble de leurs équipes. Les luttes de pouvoir au sommet de la hiérarchie peuvent devenir visibles pour tous.

La sur-spécialisation est également une source fréquente de silos. Ce qui commence comme une démarche louable – la création de départements autonomes autour de compétences et d’objectifs spécifiques – peut rapidement déraper si ces départements se replient sur eux-mêmes, ignorant les besoins et les activités des autres. La spécialisation excessive alimente la rivalité bureaucratique et les conflits internes.

Malgré l’apparente inévitabilité des silos dans les grandes organisations, une prise de conscience collective et un engagement en faveur d’une culture de collaboration et de transparence peuvent les transformer en opportunités d’évolution. En brisant ces barrières, les entreprises peuvent favoriser un environnement de travail plus dynamique et productif pour l’ensemble de leurs collaborateurs.

S’attaquer à la culture pour abattre les silos 

Démanteler les silos consiste à changer la culture d’en haut et à donner aux gens les outils pour travailler ensemble de manière plus efficace. Cela commence par la communication d’une vision partagée. Pour ce faire, l’organisation doit avoir des objectifs stratégiques partagés vers lesquels tout le monde tire et pour lesquels tout le monde est responsable. Les dirigeants ont tout intérêt à encourager chaque équipe à réfléchir à la manière dont leurs activités contribuent à ces objectifs communs – et les soutenir. Tout le monde dans l’organisation doit comprendre comment son travail contribue personnellement à l’image globale. La clarté et l’alignement sont essentiels. 

Inciter à la collaboration est une autre piste. Avec des charges de travail bien remplies et des objectifs par équipe, la collaboration n’est pas toujours une priorité absolue pour les responsables. Surtout s’ils se sentent en concurrence avec d’autres pour le budget ou les ressources. Mettre en place des KPI et des outils de collaboration qui encouragent les différentes équipes à travailler ensemble et à décloisonner les systèmes est une piste. 

Améliorer la communication interne est également nécessaire. En effet, cette dernière vise à améliorer la circulation de l’information au sein de l’organisation. Bien faite, elle peut aider à briser les silos en fournissant des espaces pour partager des connaissances et établir des liens entre équipes. 

Un autre moyen de faire tomber les barrières et de créer une perméabilité est de donner aux collaborateurs l’occasion de découvrir le fonctionnement d’autres équipes. Cela permet d’encourager la réflexion au sein d’une seule équipe, d’accroître la compréhension entre les équipes de ce que font les autres et pourquoi, de développer son réseau interne. Les opportunités de mobilité interne ou de courtes missions sont des moyens idéaux d’augmenter la compréhension et confiance au sein des différentes équipes.

Enfin, plus les réseaux de personnes au sein de l’organisation sont étendus, plus elles sont susceptibles de repérer des opportunités de collaboration inter-équipes. Essayez de créer plusieurs espaces et rendez-vous tout au long de l’année pour que les équipes se rencontrent et apprennent à se connaître. N’oubliez pas, les réseaux ne se développent pas seulement à travers les canaux de travail formels. Offrez des moyens aux personnes de nouer des liens au-delà de leur travail, tels que des groupes de réseautage, des groupes sociaux, des équipes sportives et des opportunités de bénévolat. Étendre les relations personnelles peut améliorer les opportunités professionnelles.