Les HR business partners ont un rôle-clé à jouer

Dans un monde en perpétuelle mutation, les entreprises ont l’obligation de s’adapter beaucoup plus rapidement. Elles doivent développer une culture de l’innovation et veiller à embarquer l’ensemble de leurs collaborateurs dans leurs projets de transformation, recommande la CEO de Lamboley Executive Search, Caroline Lamboley.

Le changement est inhérent à la vie et au développement d’une entreprise. Voulu ou subi, il peut susciter des frustrations et des crispations autant que de l’enthousiasme au niveau des équipes. Il reste cependant nécessaire. Dès lors, l’enjeu, pour les dirigeants, est de s’assurer qu’elles soient bien accompagnées et que l’organisation, dans sa globalité, puisse en tirer avantage. «Une entreprise évolue sans cesse. Certains événements, comme le Covid, ont conduit à des changements majeurs, contraignant les organisations à s’adapter dans des délais très brefs afin de pouvoir maintenir l’activité. Au-delà, si l’on considère ces 25 dernières années, les organisations luxembourgeoises ont considérablement évolué. L’adoption de nouvelles technologies, l’entrée en vigueur de règlementations, la nécessité de réduire les coûts et d’améliorer la productivité, le besoin d’attirer des talents sont autant de raisons qui ont conduit à des changements organisationnels majeurs, explique Caroline Lamboley, CEO de Lamboley Executive Search, cabinet de chasseurs de têtes spécialisé dans le recrutement par approche directe à Luxembourg. Au Luxembourg, les entreprises ont toujours su s’adapter pour répondre efficacement aux nouveaux défis qui se présentaient à elles.»

Se préparer au changement

Il faut distinguer les structures qui subissent le changement, par manque d’anticipation, de celles qui ont appris à naviguer dans la tempête. La différence tient essentiellement à la culture d’entreprise. «Se préparer au changement implique de soutenir le développement d’une culture d’innovation, qui favorise la prise d’initiative, qui encourage la collaboration entre les personnes et les différents départements, poursuit Caroline Lamboley. L’enjeu, face à l’imprévu, est de s’assurer que tout le monde rame dans la même direction.» C’est au leadership, en l’occurrence, qu’il appartient de définir le cap, en établissant une vision claire. Il est aussi important que celle-ci puisse être communiquée à travers toute l’organisation, de veiller à ce qu’elle soit entendue et comprise par chacun. «Pour initier et accompagner un changement, le principal levier à considérer est la communication, poursuit Caroline Lamboley, qui a longtemps occupé la fonction de DRH dans de grands groupes au Luxembourg. Il faut pouvoir évoquer les raisons du changement, les avantages qu’il doit procurer pour l’entreprise et pour celles et ceux qui y travaillent. Les nouveaux processus doivent pouvoir être expliqués clairement.»

Les retours du terrain permettent d’identifier les freins et, le cas échéant, permettront d’adapter la stratégie.

Caroline Lamboley

Pour tirer avantage du changement, il est recommandé de l’aborder en connaissance de cause. La préparation est donc un élément-clé de la réussite d’un projet de transformation. Afin de poursuivre un objectif clairement établi, il faut pouvoir se doter d’un plan d’action. Celui-ci doit notamment inclure les démarches de communication, la manière dont on va impliquer les équipes dans la transformation à opérer, la mise en œuvre de plans de formation ou encore les mesures permettant d’accompagner chacun et de gérer les diverses formes de résistance au changement. «Les HR business partners ont un rôle-clé à jouer en la matière, ajoute Caroline Lamboley. Vis-à-vis de toute décision, ils peuvent apporter un conseil aux dirigeants, contribuer à la mise en place d’un plan d’accompagnement et de formation qui tient compte des objectifs à atteindre. Cela ne se fait pas en deux heures. Il est important de considérer l’ensemble des impacts qu’un changement peut avoir sur les équipes, de réfléchir à la manière de les appréhender. En impliquant les ressources humaines dès le début du processus, les dirigeants peuvent mettre toutes les chances de réussite de leur côté.»

Soutenir chacun

Il faut avoir conscience que le changement ne peut s’opérer sans l’implication des équipes. Sur le terrain, les collaborateurs doivent comprendre pourquoi l’organisation doit s’adapter, en raison d’une contrainte ou d’une opportunité. Chacun doit prendre la mesure de l’intérêt d’opérer une transformation. «À travers la communication mise en place, les RH peuvent rendre compte de la manière avec laquelle un projet est perçu, faire remonter les feed-back, positifs comme négatifs, précise Caroline Lamboley. Ces éléments sont importants et contribuent à la réussite du projet. Les retours du terrain permettent d’identifier les freins et, le cas échéant, permettront d’adapter la stratégie.» Si la communication autour des enjeux de changement est un élément-clé, celle-ci doit s’opérer en considérant la multiplicité des canaux à disposition. «On peut envisager des communications à l’échelle de l’entreprise, au niveau des équipes. On peut aussi décliner les messages en vidéos explicatives, en sessions de groupe ou par e-mail. Il y a de nombreux moyens de faire passer des messages. Nous avons tous des sensibilités différentes selon les canaux, poursuit l’experte. Au-delà, il ne faut pas négliger les entretiens en one to one, aussi bien avec les personnes les plus impliquées qu’avec les plus réfractaires.»

Il faut que les personnes impliquées dans cet accompagnement disposent d’aptitudes d’écoute et de compréhension.

Caroline Lamboley

Dans ces périodes de changement, les responsables RH comme les managers doivent se montrer plus disponibles que jamais, pratiquer la politique de la porte ouverte. Il faut être présent pour écouter, rassurer, informer, pouvoir apporter un soutien individuel. La résistance au changement est une attitude naturelle. Elle est induite par la peur de l’inconnu. À l’échelle d’une entreprise, cela traduit une crainte pour son emploi. «Selon la taille de l’entreprise, il faut aussi penser à mettre en place des relais, des personnes qui pourront soutenir le changement, accompagner les équipes dans le processus de transformation, poursuit Caroline Lamboley. On peut penser aussi à la création de groupes de soutien ou à l’instauration de programmes de mentoring. Ces relais, toutefois, devront être bien formés. Il faut que les personnes impliquées dans cet accompagnement disposent d’aptitudes d’écoute et de compréhension, qu’elles soient aptes à répondre aux craintes formulées.»

S’appuyer sur des ambassadeurs

Face à l’inconnu, il faut donc rassurer. «Mais s’il est nécessaire de passer beaucoup de temps auprès de celles et ceux qui se montrent réfractaires au changement, il faut en consacrer au moins autant à ceux qui sont favorables à la transformation, ajoute Caroline Lamboley. Ces derniers, en effet, seront les premiers ambassadeurs du changement. Ce sont eux qui vont entraîner les équipes dans le projet, qui vont faire la promotion des avantages que cela induit.» Si le projet se révèle pertinent, s’il apporte un réel bénéfice pour les collaborateurs, cette résistance doit progressivement s’estomper. Même les plus réfractaires, ceux qui ne souhaitent pas changer par principe, comprendront vite qu’il est dans leur intérêt de le faire. «Si un collègue, suite à l’adoption d’un nouveau processus ou d’une nouvelle solution technologique, parvient à réaliser en cinq minutes ce qu’il faisait par le passé en quatre heures, il sera le meilleur ambassadeur de ce changement», poursuit la chasseuse de têtes. Caroline Lamboley insiste sur l’importance d’embarquer tout le monde dans la transformation à opérer. «Bien évidemment, il y aura des personnes qui ne se retrouveront pas dans la nouvelle organisation. Au terme du projet, quand on a exploré toutes les solutions, il est possible d’arriver à la conclusion que certaines personnes ne se retrouvent pas dans le nouveau modèle mis en place. Pour elles comme pour l’entreprise, il est peut-être envisageable de mettre un terme à la collaboration. L’idée n’est pas qu’un collaborateur vienne travailler avec la boule au ventre tous les matins», explique-t-elle.

Évaluer les impacts

Si l’on décide de faire évoluer son organisation, c’est pour un mieux. Cependant, tout changement ne conduit pas forcément à un résultat positif. Il est donc important d’évaluer l’impact d’une transformation. «En parallèle du feed-back des collaborateurs, qui doit permettre d’ajuster la stratégie au fil du temps, il est important d’établir un ensemble d’indicateurs dès l’entame du projet, afin d’en mesurer les bénéfices, ajoute encore Caroline Lamboley. Ils peuvent être de différentes natures. D’un point de vue RH, le suivi du turnover au niveau des équipes est un élément-clé à suivre. D’autres indicateurs, selon le projet mené, peuvent être pertinents: le taux d’adoption de la nouvelle procédure, la satisfaction des utilisateurs ou encore des clients, l’engagement des équipes, la qualité des livrables, l’évolution des coûts… Les HR business partners, en l’occurrence, sont bien positionnés pour évaluer cela, à l’occasion d’entretiens ou en menant des enquêtes ponctuelles.»

Ces indicateurs, en outre, doivent permettre de rendre compte de l’impact des transformations organisationnelles menées et contribuer au développement d’une culture d’entreprise de l’innovation.

Cet article a été rédigé pour l’édition magazine de Paperjam du mois de mars 2024, paru le 28 février 2024.